Disponível quase desde a primeira hora, o sistema de faturação por Avenças do WEBGESCOM conheceu agora uma melhoria substancial: a possibilidade de faturar numa data que reporta a um período futuro. Neste caso concreto, estamos a referir-nos a rendas de habitação em que, tradicionalmente, se fatura com um mês de avanço. A Faturação por Avenças não é mais de que um processo de faturação automática, de um conjunto de faturas de acordo com um determinado plano de faturação.
Vejamos , então, o passo-a-passo desta funcionalidade:
- Criar a avença;
- Consultar o plano de faturação;
- Processar os documentos, de acordo com o plano;
- Reiniciar o plano, no início de cada ano.
Passo 1: Criar a avença
Para criar uma avença, escolhemos a opção Avenças, do menu de Faturação. Neste quadro, escolhemos a opção Nova, no canto superior direito. Ao criar a nova Avença devemos, em primeiro lugar, indicar o cliente (procedimento idêntico ao da faturação). No quadro seguinte, há que definir: (1) a data, (2) a periodicidade e (3) o avanço (em meses) do documento a ser emitido.
O campo Data, indica a data de controlo para a geração dos documentos consoante a periodicidade estipulada. Vejamos um exemplo: se estipular-mos a data de 2021-08-03 para data da avença, significa que só a partir deste dia se poderá emitir documentos relativos a esta avença. Tomando ainda esta data como exemplo, e supondo que optamos por uma periodicidade mensal, significa que a primeira fatura só pode ser gerada a partir de dia 3 de Agosto, a segunda a partir de 3 de Setembro e assim sucessivamente.
O valor definido em Avanço significa que, para o mesmo exemplo, eu posso estipular o avanço em meses a que a fatura de Agosto diz respeito. Isto é, definindo um avanço de um mês, a fatura gerada em Agosto fará menção ao mês de Setembro, a fatura de Setembro respeitará a Outubro e assim por diante.
Ao clicar no botão Continuar o utilizador vai entrar no quadro da edição de documento (igual ao da edição da fatura). Aqui chegado, devem-se colocar os serviços e o respetivo valor a faturar em cada período, sem fazer menção ao período a que respeita – essa informação é gerada automaticamente no momento do processamento. Uma vez terminada a edição dos valores da avença, resta terminar o documento e aguardar pela informação do plano de faturação.
Passo 2: Consultar o plano de faturação
O plano de faturação pode ser consultado clicando no item Plano, no quadro das Avenças. Os documentos por processar surgem em primeiro lugar, por ordem de data e entrada no plano. É possível remover um item do plano, caso não se deseje faturar determinada prestação. O programa também permite consultar o plano de faturação por avença, bastando para isso clicar no número da Avença, à esquerda, no quadro de Avenças.
Passo 3: Processador os documentos
O último passo deste processo é dar a indicação ao programa para processar os documentos, através da ligação Processamento. Começando pela data de processamento, o programa irá gerar as faturas com a data indicada, abrangendo todos os itens do plano com data igual ou anterior à data do processamento (a). De seguida, basta escolher a série, confirmar o procedimento e carregar em Continuar. Após o processamento é exibido um quadro com o número de documentos processados.
Passo 4: Reiniciar o Plano
No início de cada ano, é necessário reiniciar o plano, para dar continuidade às avenças anteriormente registadas. Em resumo, o programa irá acrescentar itens ao plano, de acordo com o definido, por cada avença registada.
(a) não recomendamos colocar uma data posterior à do dia. Pode impedir o utilizador de faturar com a data do dia, ou dias, anteriores à data do dia escolhido para data de processamento.
